12 lipca, 2021

Jak delegować zadania?

Nie wszyscy menedżerowie wiedzą jak delegować zadania swoim pracownikom. Bywa, że działają zbyt chaotycznie i bez właściwych założeń. Delegowanie zadań i odpowiedzialności jest jednym z kluczowych zadań menedżera zespołu, a nieskuteczne działanie w tym obszarze może doprowadzić do wielu dysfunkcji w zespole lub w stylu zarządzania. Świadomy menedżer tak deleguje zadaniami, że uprawnia zespół do wykonywania czynności zgodnie z ich kompetencjami, zadaniami stanowiskowymi czy etapami rozwoju pracowników. Dobrą praktyką jest rozwijanie przez osoby zarządzające swoich kompetencji, korzystając z doświadczeń mentorów.

Jak delegować zadania? Przygotowanie

1. Musisz być konsekwentny w koordynowaniu zadań. Jeżeli nie będziesz, to Twoje otoczenie to wykorzysta. Im bardziej jesteś elastyczny, tym bardziej Twoje otoczenie będzie zadowolone, ale czy Ty też? Takie zachowanie doprowadzi do chaosu w zadaniach zespołu i opóźnieniach w realizacji zadań. Zgadnij, komu przypiszą winę i odpowiedzialność?

2. Zweryfikuj dlaczego nie delegujesz zdań wystarczająco skutecznie. Może lubisz wszystkim pokazywać, że umiesz coś zrobić najlepiej? Albo masz przekonanie, że Twoi pracownicy mają już za dużo innych zadań? Może z kolei masz dosyć ich reakcji i kombinowania, dlaczego czegoś nie mogą wykonać? Powodów jest dużo. Odkryj swoje. Często podczas moich sesji mentoringowych z liderami, odkrywamy ich osobiste powody, którymi się później opiekujemy.

3. Zastanów się, jak reagujesz na opór pracowników, którzy znajdują dużo subiektywnych wyjaśnień, przez co Ty wykonujesz za nich pracę. Oni w tym czasie sprawdzają co się dzieje w ich social media lub właśnie kupują coś online a potem nie mają przestrzeni na zadania stanowiskowe.

4. Przeanalizuj aktualną sytuację w Twoim zespole. Jakich zamian chcesz dokonać? Co chcesz utrzymać? Jaka jest atmosfera? Czy zespół nawzajem się wspiera w rzetelnym wykonywaniu zadań czy odnajduje dużo tematów do wspólnych angażujących rozmów na tematy prywatne?

5. Przeprowadź rewizję zadań stanowiskowych. Po co? Przypomnisz sobie i pracownikowi na co się umówiliście. Warto taki update wprowadzać cyklicznie co kwartał minimum.

6. Zweryfikuj aktualną strategię Twojego działu/firmy. Czy następują jakieś zamiany?

7. Zdefiniuj mocne strony i obszary do rozwoju każdego pracownika. Zobacz na co kłaść nacisk podczas rozmów z pracownikiem. Jak skorzystać z jego mocnych kompetencji a w jakich obszarach wprowadzić plan naprawczy.

8. Sprawdź wyniki ilościowe/obłożenie zadaniami.

Jak delegować zadania? Działaj

1. Ustal z pracownikiem listę priorytetów/wagę/znaczenie zadań.

2. Przeprowadź z pracownikiem audyt czasowy wykonywania poszczególnych czynności. Dzięki temu możesz wprowadzić standaryzacje zadań.

3. Zweryfikuj styl pracy/tempo pracy danego pracownika.

4. Zweryfikuj ile czasu inwestujesz w pomoc pracownikowi w jego zadaniach. Na etapie wdrożenia pracownika w zadania oczywiście tego czasu będzie więcej. Po okresie próbnym, jeżeli w dalszym ciągu pomagasz pracownikowi to albo masz niedopasowanego członka zespołu do zadań, albo właśnie dochodzi do wyuczonej bezradności, albo ktoś “pasożytuje” na Twojej energii.

5. Kluczem w delegowaniu zdań też jest upewnienie się, że pracownik zrozumiał, co ma do wykonania, w jakim czasie i z jakich zasobów korzysta.

6. Omów z pracownikami potencjalne ułatwienia/utrudnienia jakie się pojawiają w wykonywaniu poszczególnych czynności.

7. Zweryfikuj potencjalne braki wiedzy, narzędzi, odpowiedzialności i kompetencji pracowników.

8. Utwórz ujednolicony scenariusz delegowania zadań.

9. Wprowadź plan rozwoju tzw. action plan, oparty na smartowaniu celów na najbliższy miesiąc a potem kwartał.

10. Ustal z pracownikiem wskaźniki, jak będziesz mierzyć progres i skuteczność jego działań.

11. Wprowadź cyklicznie spotkania monitorujące zdelegowane zadania.

12. Wprowadź standaryzację odbioru zdelegowanych zadań.

13. Uważaj na swoją elastyczność. Delegowanie i monitorowanie lubi konsekwencje.

14. W delegowaniu zdań kluczowe jest to, abyś nie robił tego co może zrobić Twój zespół. Dzięki temu, pozyskasz czas na zajęcie się działaniami strategicznymi, które już nie należą do ich obowiązków.

Gdy delegujesz lub otrzymujesz zadanie, warto, abyś znał odpowiedź na poniższe pytania:

arkusz jak delegować zadania

Pobierz wygodny PDF: Iwona Firmanty – Arkusz menedżera – Jak delegować zadania

Pamiętaj o celu.

Twój zespół jest po to, aby pomagał Ci w realizacji celów i zadań stanowiskowych Twojej firmy/ działu. Mają swoje życiowe doświadczenia. Każda osoba ma swoje mocne strony. Każda osoba w Twoim zespole może wnieść wartość w aspekcie realizacji zadań. Twoim zadaniem jest korzystać z ich potencjału, stawiając im jasno swoje oczekiwania i regularnie, z pozytywnym nastawieniem, weryfikując progres.

Zobacz propozycje szkoleń oferowanych przez moją firmę szkoleniową, Human Skills, które pomogą Ci w rozwijaniu umiejętności delegowania zadań w zespole:

First time manager ONLINE

First time manager – szkolenie w Warszawie

Skuteczny menedżer zespołu ONLINE

Skuteczny menedżer zespołu – szkolenie w Warszawie

Zarządzanie zespołem – ONLINE

Zarządzanie zespołem – szkolenie w Warszawie

 

Pozdrawiam,

Iwona Firmanty

Trener, Coach, Socjolog, Psycholog

Może mogę Cię w czym wesprzeć?

Znajdziemy dla Ciebie najlepsze rozwiązanie.
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Iwona Firmanty

Iwona Firmanty

PSYCHOLOG, SOCJOLOG, TRENER, COACH ICC. WŁAŚCICIELKA FIRMY SZKOLENIOWEJ HUMAN SKILLS ORAZ PROJEKTU SUKCES KOBIETY BIZNESU

Zostaw Komentarz

Przeczytaj również:

jak delegować zadania
Iwona Firmanty

Jak delegować zadania?

Nie wszyscy menedżerowie wiedzą jak delegować zadania swoim pracownikom. Bywa, że działają zbyt chaotycznie i bez właściwych założeń. Delegowanie zadań i odpowiedzialności jest jednym z

czytaj dalej »
Iwona Firmanty

Jak odnosić swoje sukcesy?

Poznaj wskazówki do tego jak odnosić sukcesy, wzmacniaj swój potencjał. Przeczytaj o wynikach ciekawego badania psychologicznego nad tym, jak przekonania o tym, czym jest inteligencja, wpływają na zachowanie.

czytaj dalej »
Iwona Firmanty

Wartość feedback i ważność feedforward

Feedforward skupia się na przyszłości. Marshall Goldsmith, w swojej książce „What Got You Here Won’t Get You There”, przekonuje, że to właśnie feedforward powinien być głównym narzędziem w naszej praktyce życia zawodowego i osobistego, gdyż wzmacnia myślenie przyczynowo – skutkowe.

czytaj dalej »