8 grudnia, 2020

9 wskazówek, jak zarządzać czasem w sposób efektywny

Czy wiesz, że… brak świadomości jak zarządzać czasem może być przyczyną zbyt dużych obciążeń, co z kolei może być powodem zwiększania się poziomu odczuwanego stresu? Choć rozwijanie umiejętności zarządzania czasem może wydawać się trudne, dobrą motywacją do działania wydaje się perspektywa rezultatów. Dzięki pracy nad organizacją swojej pracy, zwiększy się efektywność Twoich działań, a dzięki temu zyskasz przestrzeń na odpoczynek i przyjemności. Już dziś zacznij od zapoznania się z 9 wskazówkami, jak świadomie organizować swoją pracę, które ja sama stosuję na co dzień:

  1. Zaczynaj z wizją końca. Zasada ta nazywana jest strategią Kurta Vonneguta. Amerykański pisarz, najpierw wymyślał zakończenie swojej książki, a potem tworzył do niej całą fabułę. Przekładając tę zasadę na nasze codzienne życie, zaczynamy od celu i upragnionego rezultatu, a później krok po kroku cofamy się, by analizować poszczególne etapy. Strategia, na początku jej stosowania, często oceniania jest jako trudna, ale z biegiem kolejnych zadań nabieramy doświadczenia i przychodzi nam to coraz łatwiej. Warto ją stosować szczególnie, gdy np. cel jest ambitny i musimy dobrze rozplanować w czasie poszczególne etapy, aby go osiągnąć.
  2. Weryfikuj cel. Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, zadaj sobie pytanie: czy wiem co mam zrobić? Zasada ta jest szczególnie ważna, jeżeli zadanie zostało zlecone przez kogoś innego. Warto najpierw upewnić się czy dobrze zrozumieliśmy przełożonego lub współpracownika. W ten sposób unikniemy straty czasu, poprawimy komunikację i zaprezentujemy się jako partner biznesowy.
  3. Stosuj zasadę PARETO, zgodnie z którą 80% efektów naszej pracy pochodzi od 20% ogółu wykonanych w ciągu dnia zadań. Co to oznacza? Łatwo obrazuje to założenie, że poznanie 20% słówek w obcym języku, pozwoli Ci na zrozumienie 80% tekstu. Według tej zasady, skupiamy się na tym, aby osiągnąć jak największy efekt, przy jak najmniejszym nakładzie sił i zasobów. Dzięki temu, zajmujemy się zadaniami najbardziej istotnymi.
  4. Stosuj zasadę 60/40. Według niej, na pracę należy zaplanować tylko określoną część czasu, czyli właśnie około 60%. Pozostałe 40% pozostawiamy na nieprzewidziane wydarzenia, zakłócenia (pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby.
    Najlepsze efekty daje dążenie do rozkładu czasu:
    – ok. 60% – czynności zaplanowane,
    – ok. 20% – czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować),
    – ok. 20% – czynności spontaniczne (np. czas aktywności twórczej).
  5. Krzywa dnia. Przyjrzyj się temu jak wygląda Twój dzień pracy. W jakich godzinach zaczynasz pracę, a w jakich kończysz? Kiedy zazwyczaj chodzisz na lunch, o jakiej porze masz najwięcej energii, a kiedy czujesz, że opadasz już z sił? Dodatkowo obserwuj swoich współpracowników – przyjrzyj się ich rozkładom dnia, które mogą być dla Ciebie inspiracją.
  6. Złota godzina. Warto ustalić sobie moment w ciągu dnia, w którym maksymalnie poświęcisz swoją uwagę na wykonywanie konkretnych zadań. Polecam, aby dodatkowo ustanowić wtedy blokadę przyjęć, tak, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, że nie należy Ci wtedy przeszkadzać.
  7. Stwórz listę spraw niedokończonych. Sprawdzaj jej stan regularnie, określaj które czynności odwlekasz w czasie i dlaczego. Stosowanie tej zasady ma na celu oddalanie nas od odwlekania, tzw. prokrastynacji. Do tematu w ciekawy sposób podchodzi Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę”, w której zachęca nas do rozpoczynania dnia od połknięcia żaby, czyli realizacji najważniejszych, największych wyzwań. W ten sposób, z większą łatwością powinniśmy stawić czoła reszcie dnia. 😊
  8. Stosuj matrycę Eisenhowera. Dwight David Eisenhower, amerykański prezydent i dowódca wojskowy, znalazł swój sposób na zwiększenie efektywności poprzez ustalanie priorytetów. Zwykł mawiać „To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.
    Tym sposobem powstała matryca składająca się z 4 części:

jak zarządzać czasem

Rozpisanie zadań na 4 pola i planowanie dnia z matrycą pozwoli skuteczniej realizować cele, unikać straty czasu, a także ułatwi delegowanie zadań.

9. Opieraj się na koncepcji SMART przy tworzeniu celu. Powinien być:
S – specific, specyficzny
M- measurable, mierzalny
A – achievable, osiągalny
R – relevant, istotny
T – time-bound, określony w czasie

Aby lepiej poznać te i inne metody jak zarządzać czasem oraz wspólnie je przećwiczyć, zapraszam na szkolenia Human Skills:

ONLINE:

Zarządzanie czasem

STACJONARNE – Spotkajmy się w Warszawie:

Zarządzanie czasem i efektywność biznesowa

Design thinking

Trening kreatywności

Pozdrawiam,
Iwona Firmanty
Coach ICC, Psycholog, Socjolog, Trener biznesu

 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Iwona Firmanty

Iwona Firmanty

PSYCHOLOG, SOCJOLOG, TRENER, COACH ICC. WŁAŚCICIELKA FIRMY SZKOLENIOWEJ HUMAN SKILLS ORAZ PROJEKTU SUKCES KOBIETY BIZNESU

Zostaw Komentarz

Autor

Udostępnij

Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest
Share on linkedin

Ostatnie Wpisy

Social Media

Przeczytaj również:

Iwona Firmanty

Wartość feedback i ważność feedforward

Feedforward skupia się na przyszłości. Marshall Goldsmith, w swojej książce „What Got You Here Won’t Get You There”, przekonuje, że to właśnie feedforward powinien być głównym narzędziem w naszej praktyce życia zawodowego i osobistego, gdyż wzmacnia myślenie przyczynowo – skutkowe.

czytaj dalej »
Iwona Firmanty

Jak zbudować swoją markę w organizacji

Kreuj wizerunek profesjonalisty i buduj swoją markę wewnątrz organizacji. Kluczem jest świadomość własnych kompetencji, pewność siebie, asertywność, umiejętność autoprezentacji. Zastanów się, czy wiesz… : Jak

czytaj dalej »
Iwona Firmanty

Jak przygotować spotkanie biznesowe

Spotkania biznesowe są okazją do osiągania różnych celów. Poza skupianiem się na interesach stron, warto również świadomie kształtować komunikację interpersonalną. To dzięki spotkaniom na żywo

czytaj dalej »